KLUBBEN / VEDTEKTER

vedtekter Harstad rotaryklubb

§1 - DE FØLGENDE VEDTEKTER
skal gjelde i tillegg til Rotary International's lover og vedtekter på områder hvor disse ikke er fullstendige eller gir klubben valgmuligheter.

§2 - KLUBBENS NAVN
er Harstad Rotaryklubb. Klubb nr. 12682 i Distrikt nr. 2275.

§3 - KLUBBENS TERRITORIALE OMRÅDE
Klubben er etablert i Harstad kommune, men med rekrutteringsområde også innen nabokommunene.

§4 -KLUBBENS MØTETID
Klubbens ordinære ukemøter skal holdes Tirsdag kl. 18.00. Varsel om forandringer i forbindelse med klubbmøtet eller sløyfing av samme skal gis alle klubbens medlemmer. Møtene har en times varlighet, men kan utvides når presidenten finner dette nødvendig. For enkelte måneder kan annen møtetid  fastsettes ved flertallsbeslutning blant medlemmene på årsmøtet. Forandringer skjer i tilfelle for ett år ad gangen.

§5 -KLUBBENS STYRE
leder klubbens arbeid. Styret består av 8 medlemmer. President, past president, innkommende president (som er visepresident), sekretær, kasserer og tre styremedlemmer. For de tre styremedlemmene velges tre varamedlemmer. Tidligere styremedlemmer kan gjenvelges.

§6 – STYREMØTER
skal avholdes så ofte presidenten finner det nødvendig eller når to medlemmer av styret forlanger det. Styret er beslutningsdyktig når et flertall av styrets medlemmer er tilstede.

§7 - KLUBBENS SEKRETÆR
velges på årsmøtet for en to-års periode, og kan senere gjenvelges for to nye år. Samlet funksjonstid bør ikke overstige fire år. Sekretær er ikke på valg samtidig som kasserer. Funksjonstiden for disse skal overlappes. Når sekretæren er på valg, skal valgkomiteen innstille en kandidat.

Det utarbeides egen instruks for sekretærens gjøremål.

§8 - KLUBBENS KASSERER
velges på årsmøtet for en to-års periode, og kan senere gjenvelges for to nye år. Samlet funksjonstid bør ikke over­stige fire år. Kasserer og sekretær skal ha ulik funksjonstid. Når kassereren er på valg, skal valgkomiteen innstille på kandidat.

Det utarbeides egen instruks for sekretærens gjøremål.

§ 9 - KLUBBENS TO REVISORER
velges av årsmøtet for en to-års periode, og kan gjenvelges. For å sikre kontinuitet velges en av revisorene første gang for ett år. Når revisorer er på valg, skal valgkomiteen innstille på kandidat.

§10 - KLUBBENS REGNSKAP
Regnskapsåret er 01.07. -  30.06. Alle forfalte regninger pr. 30.6. skal være betalt, - ev. fremkomme som gjeldspost i regnskapet.

Klubbens avgift til Distrikt 2275 og til Rotary International, som forfaller forskuddsvis pr. 1.7. og 1.1. skal tilstrebes betalt innen hhv 30.6 og 31.12 - eller fremkomme i regnskapet som gjeldspost pr. 30.6. Medlemsantall pr. 1.7 og 1.1. legges til grunn.

Regnskapet for siste rotaryår skal fremlegges for styret snarest etter rotaryårets utløp - sammen med forslag til budsjett for det løpende rotaryår.

Regnskapet skal i revidert stand fremlegges for medlemmene på årsmøtet, sammen med styrets forslag til budsjett for det løpende rotaryår, hvori spesielt inngår styrets vurdering av evt. behov for regulering av medlemskontingenten. Hvis medlemsmøtet tiltrer styrets evt. forslag i budsjettet om innbetaling til Rotary Foundation, skal slik innbetaling skje umiddelbart.

§11 - KLUBBENS VALGKOMITÉ
består av de tre sist fungerende presidenter før past president.

Formann i komiteen er det medlem som har sitt siste år i valgkomiteen.

Valgkomiteen skal ha sin innstilling til de aktuelle valg for neste rotaryår klar innen utgangen av november måned.

§12 - KLUBBENS ÅRSMØTE
Årsmøte avholdes primo desember måned.

Til behandling foreligger, i tillegg til valg, årsmelding og regnskap for forrige rotaryår, samt budsjett for inneværende rotaryår. Styret kan også fremlegge andre saker til beslutning på årsmøtet.

Årsmøtet velger nytt styre og revisor for neste rotaryår.Først velges president, deretter innkommende president/vise­president. Så velges tre styremedlemmer og tre varamedlemmer til styret. Sekretær, kasserer og revisorer velges ved eget valg, når disse er på valg. Alle valg skjer skriftlig når mer enn en kandidat er foreslått. Valgkomiteens innstilling kan godtas ved akklamasjon eller håndsopprekking, dersom ikke motforslag foreligger.

Dersom det ved skriftlig valg foreligger stemmelikhet foretas ett omvalg. Ved fortsatt stemmelikhet avgjøres valget ved loddtrekning. Ved skriftlig valg av styremedlemmer blir de tre med flest stemmer styremedlemmer og de tre med nest flest stemmer varamedlemmer. Ved stemmelikhet foretas loddtrekning.

Medlemsmøtet er beslutningsdyktig når en tredjedel av medlemmene er til stede. Dette gjelder både valgmøte og ordinære møter,

§13 - KLUBBENS KOMITEER
Hvilke komiteer som skal opprettes og hvordan disse skal besettes, avgjøres av presidenten for vedkommende rotaryår, i samråd med past president og i god tid før rotaryåret begynner. Formannen i den enkelte komité bør tiltre styret når presidenten anser det ønskelig.

Alle klubbens medlemmer bør så vidt mulig være med i minst en komité.

§14 - VALG AV NYE MEDLEMMER
Forslag på eventuelt nytt medlem, fremsatt av et aktiv medlem av klubben, skal oversendes styret skriftlig. Et medlem som overføres fra en annen klubb eller et tidligere medlem av en annen klubb kan foreslås som aktivt medlem av vedkommendes tidligere klubb. Forslaget behandles konfidensielt, med mindre annet er bestemt i henhold til disse regler.

Styret skal forvisse seg om at det foreslåtte medlem oppfyller de krav til klassifikasjon og medlemskap som vedtektene krever.

Styret skal innen 14 dager fra forslaget ble fremsatt godta eller avvise dette og skal deretter underrette forslagsstilleren om sin beslutning.

Hvis styrets beslutning er positiv, skal det foreslåtte medlem informeres om Rotarys formål og om de rettigheter og plikter som medlemskap i klubben medfører. Deretter blir det foreslåtte medlem anmodet om å undertegne medlemskapsskjemaet og gi sin tillatelse til at hans/hennes navn og den foreslåtte klassifikasjon blir offentliggjort i klubben.

Hvis ingen begrunnet skriftlig innvending mot forslaget er mottatt av styret fra noe medlem i klubben (æresmedlemmer unntatt) innen syv (7) dager etter offentliggjørelse av opplysninger om foreslått medlem, skal vedkommende anses for å være valgt til medlem. Hvis noen slik skriftlig innvending, som nevnt ovenfor, er innlevert til styret, skal styret votere og avgjøre saken på sitt neste møte. Hvis forslaget om det nye medlem vedtas, på tross av innvendingen, skal det foreslåtte medlem anses å være valgt til medlem.

Når et nytt medlem er valgt, skal presidenten sørge for at medlemmet blir introdusert i klubben, får utstedt medlemskort og får opplysningsmateriell for nye Rotary medlemmer. Videre skal presidenten eller sekretæren rapportere opplysninger om det nye medlem til RI og presidenten skal oppnevne et medlem som skal hjelpe det nye medlemmet å bli kjent i klubben samt tildele vedkommende et klubbprosjekt eller en klubbfunksjon.

Klubben kan i henhold til klubblovene velge æresmedlemmer foreslått av styret.

§15 – MEDLEMSKONTINGENT
Kontingenten fastsettes hvert år i forbindelse med godkjenning av budsjett, og forfaller 1. juli og 1. januar. Kontingenten inkluderer avgift til distrikt og RI, og abonnement på Rotary Norden.

Kontingenten betales forskuddsvis for 6 mnd. ad gangen. Styret kan beslutte, dersom det er gode grunner for det, at nye medlemmer kan betale redusert kontingent for det halvåret medlemskapet begynner. Medlemmer som er fritatt for møteplikt må betale kontingent for å opprettholde sitt medlemskap.

Manglende kontingentinnbetaling kan medføre opphør av medlemskap (se Lover for Harstad Rotary klubb).

 

§ 16 – BESLUTNINGER
Ingen resolusjon og intet forslag som vil forplikte klubben i forbindelse med en hvilken som helst sak skal behandles i klubben før dette har vært behandlet av styret. Slike resolusjoner eller forslag, hvis de fremsettes på et klubbmøte, skal oversendes styret uten diskusjon.

§17 - ENDRING AV VEDTEKTENE
Disse vedtektene kan endres med to tredjedels flertall på et hvilket som helst ordinært møte hvor et beslutningsdyktig antall medlemmer er til stede. Forslag til endringer må være meddelt alle medlemmer skriftlig minst ti (10) dager i forveien. Ingen endring i, eller tillegg til, disse vedtekter kan gjøres som ikke er i samsvar med klubblovene eller med lover og vedtekter for Rotary International.